商标代理机构备案需要注意的若干问题

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商标代理机构备案需要注意的若干问题

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原标题：商标代理机构备案需要注意的若干问题

编者按

商标代理机构是我国商标事业发展过程中的重要一环，截至2015年12月31日，我国共有商标代理机构23721家。近年来，各商标代理机构积极服务企业的商标注册、运用、管理和保护工作，发挥了重要作用。2014年5月1日施行的新《商标法》及其《实施条例》规定了商标代理机构的权利和义务，明确了代理机构实施违法行为应承担的法律责任。2014年7月，国家工商总局发布《关于商标代理机构备案有关问题的通知》，对商标代理机构备案的办理方式、材料要求等作出较大调整。与上述通知配套发布的还有《商标代理机构备案办理须知》及《关于发布商标代理机构备案书式的公告》，对一些原则性规定予以细化。备案是代理机构开展业务的基础，但在实践中，仍有一些代理机构对相关规定认识不清、理解有误，本文作者结合工作，对备案实践中出现的若干典型问题予以剖析，希望有助于读者理解现行的备案规定。　

关于备案表书式的问题

根据备案内容不同，商标代理机构备案书式分为以下四种：商标代理机构备案表、商标代理机构变更备案表、商标代理机构合并备案表、商标代理机构注销备案/结算表等。需要备案的商标代理机构应根据各自的需求分别采用上述公告中发布的四种备案表之一。代理机构务必从中国商标网的商标代理栏目下的业务指南中下载备案的书式，并在电脑中输入相关内容后打印该备案表（手写输入或自行设计的其他书式不符合要求）。

在填写备案表时，应注意以下几点：

1.身份证明文件编号。经常有代理机构在填写此处时误填法定代表人或经办人的身份证号，导致备案不成功。实际上，此处应填写代理机构的身份证明编号，即代理机构的的企业营业执照注册号，或是律师事务所的执业许可证号等。

2.负责人。实践中此处经常误填代理机构的经办人姓名，或是误填为某些部门负责人姓名等。实际上此项必须填写代理机构法定代表人或负责人的姓名，且应与营业执照或者律师事务所执业证书上的法定代表人或者负责人姓名一致。

3.商标代理从业人员。由于不少代理机构从业人员众多，此处特别提醒可以在附表中填写从业人员的相关情况，而不必在备案表首页上填写。

4.负责人（签字）。在备案表最下方的这一栏目，是唯一需要手写签字的地方，应由代理机构法定代表人或者负责人签名并加盖代理机构的章戳。

关于十五个工作日内作出决定的问题

根据《商标代理机构备案办理须知》的要求，商标局自收到备案材料之日起十五个工作日内对商标代理机构备案材料进行审核。符合要求的，予以备案；不符合要求的，通知商标代理机构补正，补正合格的，予以备案。

在实践中，有很多代理机构对上述要求的理解存在误区。不少心急的代理机构在寄出备案材料后不久或是商标局签收材料两三天后就打电话询问备案情况。实际上，商标局对收到的代理机构备案材料审核，采取的是先记录打码而后扫描录入电脑，再由审查员对扫描件进行审查的方式，整个过程必然需要一定时间。因此，不论是直接到大厅递交材料还是通过邮寄办理备案，都不可能短时间内走完整个审核流程，自然也不可能很快就得出备案成功与否的结论。而且，自2008年以来，商标代理机构数量持续快速增长。截至2015年12月31日，我国商标代理机构总数为23721家。其中，经工商登记的备案代理机构总数从2008年的3907家增加到2015年的15078家。律师事务所的备案工作从2013年开始，截至2015年年末，共计备案律师事务所8643家。因此，从程序及工作量两方面情况看，商标局能在收到备案材料之日起十五个工作日对备案材料进行审核并作出结论，速度已经比较快了。

关于办理商标代理机构备案的主体问题

此问题的实质是哪些市场主体需要向商标局提出备案。根据《商标法实施条例》的规定，商标代理机构从事商标局、商标评审委员会主管的商标事宜代理业务的，应当向商标局备案。商标代理机构分为两类：

第一类是从事商标代理业务的律师事务所。2012年11月，国家工商总局与司法部联合下发《律师事务所代理业务商标代理业务管理办法》，确立了律师事务所作为商标代理机构的身份。所有的律师事务所都可以到商标局备案后从事商标代理业务。

第二类是在工商和市场监管部门登记的商标代理服务机构。通俗地讲，就是由工商、市场监管部门发给营业执照的商标代理服务机构。在实践中主体资格出问题较多的主要是这一类。具体而言，相关法律法规对从事商标代理业务的市场主体要求是“机构”，而以个人名义在工商和市场监管部门登记的个体工商户不被认为是“机构”，因此不能在商标局备案并从事商标局、商标评审委员会主管的商标事宜代理业务。值得注意的是，个体工商户虽然不能在上述范围内代理商标注册、异议等业务，但不妨碍其开展商标咨询等业务。因此，凡是希望开展商标代理业务的个人，需要先注册公司后再向商标局提出备案申请。

关于营业执照中经营范围的问题

根据《商标代理机构备案办理须知》的要求，经工商、市场监管部门登记的商标代理机构，其经营范围中应当含有“商标代理”或者“知识产权代理”项目。但实际上，由于商事制度改革正在全国范围内不断深入，有关经营范围的问题已成为备案过程中令许多代理机构“头疼”的问题。总结起来，常见的问题主要有以下几种：

一是营业执照中明确写入经营范围，但没有写入“商标代理”或“知识产权代理”及相关项目。这种情况较为常见，此项备案肯定不成功。解决方式是代理机构到发证机关要求增加经营范围，将“商标代理”或“知识产权代理”内容列入营业执照登记的范围。

二是营业执照中虽然没有“商标代理”或“知识产权代理”，但写入了相关项目。这种情况下，代理机构备案成功与否取决于商标局对相关项目的判断。比如，营业执照上登记的“商标咨询”“知识产权顾问”等项目，一般认为不符合须知要求，而“知识产权服务”“商标注册代理服务”等项目则可能被认为符合规定而通过备案。因此，建议代理机构最好还是严格按照须知要求，将“商标代理”或“知识产权代理”内容列入营业执照登记，以确保通过备案审核。

三是营业执照中不再直接显示经营范围，而是要求在登记档案等文件中查询。此种情况在广东、福建等一些商事制度改革开展较为深入的地区比较常见。代理机构提供的营业执照副本复印件上已经完全没有经营范围了，此时需要代理机构提供显示企业经营范围等内容的登记档案。

关于营业执照（或律师事务所执业许可证）加盖登记部门章戳的问题

根据《商标代理机构备案办理须知》的要求,在办理商标代理机构备案、变更备案、合并备案等很多情况下，都需要提交盖有登记主管部门章戳的工商营业执照、律师事务所执业许可证副本的复印件。该项要求的核心在于加盖登记部门的章戳。在实践中可能出现以下问题：

一是代理机构认为营业执照（或执业许可证）副本上已经加盖了登记部门的章戳，因此只需向商标局提供复印件即可，复印出来的章戳也可以。这种认识是完全错误的。办理须知中明确要求在复印件上加盖登记部门章戳，一般人根据常识都知道复印的章戳是没有法律效力的。商标局是依法进行代理机构相关事项备案，代理机构提供加盖登记部门章戳的复印件就是提供具有法律效力的证明文件，只有登记机关的章戳（俗称红章、鲜章等）才有证明效力。

二是代理机构不清楚需要加盖什么样的章戳。虽然办理须知中要求加盖登记部门的章戳，但登记部门的章戳有很多种，应该加盖哪一种才可以呢？根据笔者的经验，只要是登记机关相关的章戳都是可以的。比如在某县工商局颁发的营业执照副本复印件上加盖“某县工商行政管理局”字样的红色公章，或是加盖“某县工商行政管理局档案查询章”字样的蓝色鲜章等，都是符合要求的。

三是有的地方的工商局或市场监管局不提供在营业执照副本上盖章的服务。由于全国商事制度与行政审批制度的改革，各个地方对加盖行政机关或司法机关章戳的规定不尽相同。某些商标代理机构确实在盖章问题上面临困难。这里，笔者提出两种解决办法供参考。其一是通过档案查询的方式打印档案材料，由登记部门加盖档案查询章等；其二，如确实无法加盖章戳，可通过公证书的方式证明所提供的复印材料真实有效。

关于公证书的问题

首先需要明确的是，公证书并非必须提供的材料。在代理机构备案中，公证书是为了证明代理机构提供的营业执照复印件等材料的真实性与有效性。因此，如果相关材料已经取得了主管部门的章戳，就没有必要再提供公证书了。实践中有代理机构既提供了加盖主管部门章戳的材料又对该材料进行公证，这样做虽不影响正常备案，但浪费了人力、物力，不值得提倡。另外，必须强调一点，就是报送给商标局的公证书必须是完整的原件。完整的公证书包括需公证文件的复印件及加盖公证机构章戳的公证页。有的代理机构虽然提交了带有公证机构章戳的公证页，却没有提供营业执照副本复印件等需公证文件的复印件，无法确认公证的具体内容，导致备案失败。有的代理机构只提交了公证书的复印件（复印的公证书与复印的章戳一样，是没有法律效力的），甚至只提供了公证书首页有“公证书”三个字的复印件，自然不能成功备案。因此，代理机构一定要认真研读《商标代理机构备案办理须知》中关于公证书的内容，勿因疏忽导致相关业务办理受阻。

关于非重要事项与重要事项变更的问题

不同于商标代理机构备案、合并备案、注销备案，变更备案可分为两种情形：一种是非重要事项的变更备案，一种是重要事项的变更备案。如代理机构变更的事项既有重要事项又有非重要事项时，参照重要事项的变更备案办理。

对非重要事项的变更备案即对邮政编码、电话号码、电子邮箱、商标代理从业人员等项目的变更，只需填写商标代理机构变更备案表并提交加盖代理机构章戳的工商营业执照或律师事务所执业许可证副本的复印件与经办人有效身份证明文件的复印件。简言之，非重要事项的变更不必提供登记机关的证明及章戳，由代理机构自行准备相关材料即可办理。

重要事项的变更备案即涉及代理机构名称、地址、负责人变更的备案，除需要代理机构自身出具加盖商标代理机构章戳的变更后的工商营业执照或律师事务所执业许可证副本的复印件及经办人有效身份证明文件的复印件外，还必须提供登记主管部门出具的变更证明文件，或者加盖登记主管部门章戳的变更证明文件的复印件，或者经公证的变更证明文件的复印件。也就是说，需要登记主管机关或公证机构证明其重要事项发生了变更。例如，某商标代理公司经营地址发生变更，需要提供当地工商、市场监管部门提供的地址变更证明原件，或加盖当地工商、市场监管部门章戳的地址变更证明复印件，或经过公证机构公证的当地工商、市场监管部门出具的地址变更证明复印件。

关于代理机构地址的问题

根据相关规定，代理机构的备案地址就是营业执照或执业许可证上的地址。但在实践中，商标代理机构在办理备案及变更备案时，仍经常咨询关于地址的问题，主要集中在如下几方面：

1.代理机构实际经营地址与营业执照上的注册地址不一，是否可以备案。

实际上，只要代理机构提供的材料符合备案要求就可以备案，但是备案地址须与营业执照上的注册地址一致。否则，可能造成代理机构接收不到相关商标法律文书，进而导致一系列问题。

2.代理机构营业执照上的注册地址不通邮，是否可以备案，是否可以解决文书的投递问题。

代理机构注册地址是否通邮并不是能否备案的条件。某些特殊情况导致的注册地址不通邮，代理机构可以通过由邮政部门出具不通邮的证明文件并租用邮政专用信箱的方式解决。不过需要提醒的是，因不通邮租用专用信箱的实例十分少见，且商标局会核实相关情况，一般不予许可。

3.代理机构地址“一照多地”经营的，是否可以备案多个地址或是代理机构指定的地址。

由于商事制度改革的推进，有些地方的代理机构出现了一张营业执照多地经营的情况。对于这种情况，商标局在审核相关材料通过的情况下，也是可以予以备案的，但备案地址必须与营业执照上的注册地址或显示的第一地址保持一致。

关于注销与注销备案的问题

根据相关规定，商标代理机构办理注销、变更登记后，应当及时向商标局办理注销备案/结算。商标局在受理代理机构的注销备案/结算申请时，将要求代理机构填写商标代理机构注销备案/结算表，提交注销登记、变更登记证明，授权委托书以及经办人有效身份证明的复印件等文件。除审核上述材料以外，商标局还会要求代理机构与委托人就未完成的代理事宜签订终止委托协议或者经委托人同意与其他商标代理机构签订转委托协议。

因此，向商标局申请办理注销备案/结算的商标代理机构，必须完成委托人的委托事项并对未完成的事项有所交代，不能留下尾巴。商标局还会清查该代理机构是否存在违法违规行为及核实规费缴纳情况。现实中存在尚未完成相关委托事项或是在专用账户拖欠规费的情况下就要求商标局注销的情形。

代理机构注销备案/结算一般发生在代理机构注销的情形下（变更登记项目停止从事商标代理业务的情况很少），该机构已停止经营，联系电话很可能已停机。有的代理机构在注销备案/结算表的联系电话一栏中仍填写之前备案的已停机无法联络的电话号码，导致沟通不畅，影响相关业务办理，这点也应当引起代理机构的注意。

清算后退款的问题

前文已经提到，代理机构注销备案/结算一般发生在代理机构注销的情形下。从实际情况看，很多办理了注销的代理机构在商标局预付款账户上都还有剩余款项需要退回。通常情况下，在审核通过代理机构的注销备案/结算申请后，商标局会在清算后向该商标代理机构名义下的账户退回剩余款项。但现实中，很多代理机构反映，由于银行账户已随机构的注销而销户，导致无法通过原有账户退款。在这种情况下，代理机构可以指定非本商标代理机构名义的账户并另附材料说明。在实际操作中，一般是由代理机构提供其注销前负责人的个人账户作为退款账户。

值得注意的是，商标局虽然将在收到相关材料的十五个工作日内审核代理机构的注销备案/结算申请并作出决定，但并不意味着被准许注销的代理机构会在十五个工作日内收到剩余款项。正常情况下，成功注销备案业务的代理机构，可于十五个工作日后在中国商标网上的“代理机构注销备案名单”上查询到，但相关的财务退款业务还需要一定的办理时间。

来源：中国工商报

作者：温海星国家工商总局商标局

编辑：IPRdaily赵珍校对：IPRdaily纵横君

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