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听过有关人工智能发展报告的人，都难以避免的假设很多专业人士将会在5到10年内被机器取代，律师也难以幸免。要知道新发展可能需时多年才会浮现显著影响，但当影响出现时，可能会十分巨大。例如，利用氢燃料电池车作为清洁能源解决方案，减少二氧化碳排放量，已经讨论了超过20年。日前，丰田宣布将开始生产氢燃料电池车，但可能最快要到2025年才会见到它们在道路上广泛使用。
不是要等到新发展的影响全面出现时，我们才去留意，因为到时或许为时已晚。及时对它们作出经过考虑而适度的反应，是必要和恰当的。
对于律师来说，尤其是小型律师事务所的律师，重大改变带来的挑战可能很大。例如，在香港，取消物业转让律师定额收费是一个翻天覆地的变化，对许多律师事务所产生不利影响。但是，那些幸存的律师事务所适应了新环境，修订经营模式，继续发展。
适当为改变作好准备，洞悉时机，需要良好的判断能力。较小型的律师事务所面对众多大型甚至国际性律师事务所，似乎是不可能的挑战。较大型的律师事务所可以投入大量时间和资源发展信息科技，重新设计其业务。有些律师事务所在本国或成本较低的地区设立日益复杂的处理中心。这些投资可为它们取得可观的经济回报，因为它们有足够的工作量去保持这些中心全面运作。面对这个似乎是信息科技的军备竞赛，较小型的律师事务所如何能保持竞争力？
我们建议13个方法，令较小型律师事务所能够在科技时代与时俱进。
1、策略
清晰自己想要怎样的客户，想为他们做什么工作。问问自己，特别是比起竞争对手，你提供的服务与客户相关吗？有吸引力吗？你想做的工作价格敏感吗？你的专业技能和服务值回价格吗？你提供的服务可以赚取合理利润支付合伙人薪酬之余，也足够未来投资于业务吗？
2、客户
知道客户和目标客户的信息科技水平，对了解你需要提供什么服务和怎样提供这些服务至为关键。年轻客户与互联网和社交媒体一起成长，他们期望你能自如地使用这些模式。其他的客户也会有不同的需求和期望，你的服务需要与此保持一致。
3、灵活
大型律师事务所可能有更多钱去投资，但推出产品或更改程序可能需时数月甚至数年。相反，小型律师事务所如果愿意，往往可以在几天之内采取改变。行动迅速意味着从找到机遇到推出市场，较小型律师事务所占有「先行者」的优势。
4、利用
很多律所只使用其办公系统功能的一小部分，这是可悲的事实。真正了解现行信息科技系统能够提供什么，找出价格相宜的附加组件，就可以在不增加或增加很少成本的情况下，显著改善功能范围。
5、赋权
人们通常认为，新想法一定要由律师事务所合伙人提出。但是，年轻律师和辅助人员往往更清楚信息科技可以做到什么。如果加以鼓励和授权，他们乐意提出建议，有助显著提升业务。让他们参与其中，不仅对业务有利，或许还能增加他们的积极性，提高员工留任率。我见过有年轻律师帮助律师事务所开发应用程序，涵盖客户关注的事宜，让客户透过移动设备轻易取得信息。
6、不要拯救世界
有人倾向认为，要与时俱进就代表要投资于万能的信息科技系统。当然，重大的升级有时是必需的，但更重要是实事求是，认清需要什么，会用什么，客户期望什么，客户想要什么。正如上文第4点提及，充分了解当前系统的能力，最少可以推迟重大投资。对于一些律师事务所而言，使用云端来保存数据，或可降低任何信息科技升级的资本成本，流动读取文件和信息亦更便利，前题是要注意以下第12点提到的安全问题。
7、具针对性
了解客户需求，有助提供满足他们需要的产品和服务。例如，英国一家小型产权律师事务所开发了一个简单的系统自用，将所有关键文件、租赁到期日期、租金检讨、维修义务等等电子副本开放给客户查阅，令负责产权的律师和客户都可随时查看资料。他们利用简单的样板系统，确保信息保持更新。链接重要的租金检讨和其他日期的日历系统，有助确保所有通知都及时发出，大大降低专业疏忽导致索赔的可能。这个应用开发成本低廉，并适用于所有产权组合。亦有小型律师事务所开发信息科技系统来分析保险索赔，并开放数据予客户，从而以最低的额外成本，将客户关系显著增值。
8、社交媒体
有些律师对在业务上使用社交媒体感到不安，这点可以理解。然而，Linked In、Facebook或Twitter可以是与客户保持一定接触的有效途径。在英国，有律师事务所用Facebook寻找在办公室附近范围内新近订婚的夫妇，经过一些筛选，律师事务所能够为他们提供一个定额价格的婚前协议。这个使用社交媒体的方法或许不很浪漫，但律师事务所因而接触到潜在客户群，否则这群人可能永远不会聘用这家律师事务所。
9、网站
网站是律师事务所一个日益重要的窗口。它适用于移动设备吗？它有更新吗？它包含有趣吸引别人的资料吗？大多数律师事务所的网站出奇地差。开发一个优秀网站的成本不高，而且真正有助展示创新和对客户友好的形象。
10、检查
律师事务所需要检查它们的工作，仔细考虑指令的每个部份应由谁做，应怎样做。同时，有必要使用先例样板、智能草拟工具和基本知识和培训制度，以尽快提高律师或律师助理的能力水平。这通常又被认为需要大量投资。事实并非如此。一些简单的工具，可以快速提高工作效率和工作满意度，但这确实需要花点时间来分析工作的种类及可委派的职责。待新方法有效运作，也需要投资一时间。但是，如果做得好，结果应该可以在6个月内开始呈现。
11、无纸化
许多律师似乎认为办公室内纸张堆积如山是身份象征，或者是张安全毯。单单使用电子邮件或更先进的程序或扫描仪，律师事务所无纸化是完全可行的。这样数据不但更容易取得和检索，如果适当备份，比起纸张文件更安全，更重要的是节省宝贵的办公空间。
12、安全
黑客和垃圾邮件发送者变得狡猾，律师事务所都面临更大的业务、财务和声誉风险。保持安全系统更新，提防危险电邮是必要的。快速上网搜索一下，很容易知道流行的骗局，提高警觉。一些基本内部管理，例如定期更改的计算机密码，是最小的第一步。
13、有好奇心
我们很容易认为，我们已有做事的方式就能够提供最佳的服务。不幸的是，这极为鲜见。我们应该对新的工作方式、不断变化的客户期望和新产品持开放态度，保持新鲜感去令服务素质不断提高。这并不等于盲目追求时尚，但确实需要一定程度上意愿公正、客观地看待工作的方式，不断努力提供更快更好的服务。
科技时代为律师带来的挑战很多，但可能带来的机遇更多。较小型的律师事务所不能仅仅生存，只要保持开放，适应新环境，它们一样可以在这个环境突围而出。
来源： “标典律师”微信号
作者：Tony Williams ，Jomati国际法律管理顾问公司负责人
编辑：IPRdaily 王梦婷
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